A szabály, az szabály: policyk és egyéb állatfajták

Amikor egy késő este az amerikai Vöröskereszt social media-felelőse mellényúlt és a saját Twitter-csatornája helyett a Vöröskeresztén hirdette ki ország-világ számára, hogy „amikor iszunk, akkor rendesen iszunk #jólberúgunk”, az elkövető még megúszta egy nyilvános bocsánatkéréssel, a Vöröskereszt meg egy ügyes tweettel elkerülte a PR-katasztrófát.  Kenneth Cole, egy jónevű divatcég alapító-tulajdonosa már nem úszta meg ennyire könnyen, amikor az egyiptomi forradalmon viccelődött, saját tavaszi kollekcióját népszerűsítve – az eset hatalmas felháborodást és visszatetszést keltett.

Viszonylag régi történet a hazai Vodafone-é: a T-Mobile-nál rendszerproblémák léptek fel, mire a Vodafone Twitter-felelőse beletweetelt az éterbe egy közepesen vicceset, mire kirúgták. Magunk közt szólva, ez egy igazán ártatlan tweet volt… lehetséges, hogy valami más is volt az illető rovásán.

Halk megjegyzés: valószínűleg mind az amerikai Vöröskereszt, mind a magyarországi Vodafone rendelkezik közösségimédia-szabályozással, a fent ismertetett bakik ennek ellenére csúsztak be. Világos szabályozás és egyértelmű szankciók nélkül azonban valószínűleg sokkal több ilyen esettel találkozhatnánk.

Tehát kimondhatjuk: igenis szükség van egyértelmű, világos szabályokra. És ha már van egy ilyen dokumentumunk, mire kell itt figyelni?

• Minden policy alapja ez az egyszerű mondat kell, hogy legyen: „Ha meg van jelölve az adatlapodon, hol dolgozol (vagy a munkahelyed bárhogyan kikövetkeztethető, például a fotókon a céged logója pompázik a pólódon, a nickneved utal a munkahelyedre, stb.), a céget képviseled – ha akarod, ha nem.” Épp ezért nagyon észnél kell lenned – vagy pedig szigorúan el kell választanod a privát és az üzleti énedet a közösségi médiában. (Hogy ez egy olyan embernél, akit mondjuk nem Kovács Jánosnak hívnak, hogyan lehetséges, az egy másik kérdés.)
• Legelőször is érdemes definiálni, mi is az a közösségi média – hisz dolgozóink nagy része nem biztos, hogy naprakész a témában. Nemcsak a Facebook és az IWIW számít közösségi médiának, mint tudjuk.
• Másodszor, világosan szét kell választani a cég képviseletében történő, illetve a privát social media-használatot: nem mindegy ugye, hogy az ember a munkahelye képviseletében használja a közösségi médiát (és követ el szarvashibákat, lásd az amerikai Vöröskereszt sztoriját), vagy magánemberként, de a munkahelyét azonosítható módon facebookozik (és tesz ki magáról mondjuk pocsolyarészegen készült bulifotókat). Egyik sem vet jó fényt a cégre, de egyértelmű, melyik a súlyosabb hiba.
• Ugyanígy szabályozni kell azt a helyzetet, amikor a dolgozó rendelkezik egy saját bloggal vagy weboldallal, amelyen említést tesz a munkahelyéről, vagy könnyen azonosítható az adott cég alkalmazottjaként – ebben az esetben egyértelműen jeleznie kell, hogy a weboldalán, blogján, stb. megjelenő vélemények az ő véleményét és nem cég hivatalos álláspontját tükrözik.

Mi kell, hogy benne legyen a szabályzatban? Feltétlenül ki kell térni a következőkre:

• A cég belső adataival kapcsolatos titoktartási kötelezettségek betartása. Ez vonatkozik a cég partnereivel, ügyfeleivel és versenytársaival kapcsolatos információk bizalmas kezelésére is.
• A szellemi tulajdonjog tiszteletben tartása. Nem szabad azt feltételeznünk, hogy a közösségi médiában bármely, más által készített anyagot (videót, képet, szöveget, stb.) szabadon felhasználhatunk – ezzel a cégünket hozhatjuk kényes helyzetbe.
• A médiával való kapcsolattartás kérdése. Kisebb cégeknél ezt nem szokták olyan szigorúan szabályozni (helytelenül), nagyobb szervezeteknél általában egyértelműen ki van jelölve az erre jogosult személy. A közösségi médiára ugyanez áll: ha láthatóan a sajtó képviselője keresi meg a céget a közösségi médián keresztül, az illetékeshez kell irányítani.
• A közösségi médiában (is) betartandó alapvető magatartási szabályok. Ilyen az udvariasság, ilyen az, hogy reagálunk a hozzánk (a cégünkhöz) intézett kérdésre (vagy, ha mi nem tudunk válaszolni, illetékesebb kollégához irányítjuk a kérdezőt), és ilyen az, hogy megköszönjük a cégünkkel vagy termékeivel/szolgáltatásaival kapcsolatos pozitív visszajelzéseket.
• Fontos, hogy ne tegyünk közzé semmit a közösségi médiában, amit nem szeretnénk nyomtatásban látni – hisz bármi, ami ott megjelenik, nyilvánosságra kerül vagy kerülhet, és sokszor nem is tüntethető el nyomtalanul. A Google nem felejt.
• Ne éljünk vissza a véleménynyilvánítás szabadságával azáltal, hogy sértő, rágalmazó vagy szélsőséges megjegyzéseket teszünk saját cégünkre, termékeire vagy annak alkalmazottaira. Ugyanez érvényes a versenytársakra és termékeikre is, természetesen.
• Fontos, hogy szükség esetén a cég biztosítson tréninget azoknak, akik a képviseletében használják a közösségi médiát, hiszen ezek az emberek profik kell, hogy legyenek, és tisztában kell lenniük a szabályokkal, a legapróbb részletekig.
• Végül, világos szankciókra is szükség van: legyenek egyértelmű következményei (például fegyelmi eljárás) annak, ha a dolgozó megsérti a fenti irányelveket.

Jó (és szerencsére publikus és magyar nyelvű) példát nyújtanak fentiekre az Intel közösségimédia-irányelvei.

A Nagy Testvér: a közösségi média a vállalati mindennapokban

Még mielőtt megpályázol valamilyen állást egy cégnél, fejben kell tartanod, hogy a Nagy Testvér figyel téged. Már közhelyszámba megy, hogy a HR-esek megnézik a pályázók Facebook- és/vagy IWIW-profilját, és ha valami olyasmit találnak, ami nem illik bele a decens, jó munkaerő képébe, akkor az legalábbis egy jó nagy fekete pontot ér, de gyakran le is nullázza a pályázó esélyeit – és kinek ne lenne a közösségi oldalakon egy-egy, nem feltétlenül a nagyközönségnek szánt bulifotója? Baráth András önéletrajz-tanácsadó egyenesen egy külön e-bookot szentelt annak a problémának, hogyan optimalizáljuk Facebook-profilunkat, ha állást keresünk.

Az USA-ban és Nyugat-Európában egyre inkább terjed az a gyakorlat (és ne legyenek illúzióink: mint csaknem minden rossz/visszás dolog, ide is be fog gyűrűzni hamarosan), hogy a cégek elkérik a pályázóktól a Facebook-jelszavukat azért, hogy megnézhessék az amúgy ismeretlenek számára nem publikus profilokat, és ezek alapján (is) szűrjék a jelentkezőket. Ez súlyos etikai, sőt jogi kérdéseket vet fel, hisz ehhez nyilvánvalóan nincs a cégeknek joga – ugyanakkor, ha csak ezen múlik egy állás elnyerése, miért ne lehetne törölni a profilról a potenciálisan problémás tartalmakat? (Ismét más kérdés, hogy egy bármekkora önbecsüléssel rendelkező ember nem szívesen dolgozna egy ilyen cégnél…) Az USA-ban 10-ből 7 HR-es utasított már el álláskeresőt azért, mert a közösségi médiában olvasható megnyilvánulásai nem voltak „megfelelőek”.

No és mi van akkor, ha az ember már állásban van? Ott sem feltétlenül egyszerűbb a helyzet: a 2012 július 1-jétől hatályos új Munka Törvénykönyve kimondja, hogy akár munkaidőn kívül is ellenőrizhetik a dolgozót: „... az új szabályozás nagyobb hangsúlyt szentel azon szabályoknak, amelyek a munkáltató és a munkavállaló általános magatartási követelményeit fogalmazzák meg egymással szemben. Ilyen például, hogy a munkavállaló munkaviszonya fennállása alatt munkahelyén kívül sem tanúsíthat olyan magatartást, amely alkalmas a munkáltató jó hírnevének, jogos gazdasági érdekének, illetve a munkaviszony céljának veszélyeztetésére. Ugyanígy nem gyakorolhatja a munkavállaló a vélemény-nyilvánítási jogát a munkáltató jó hírnevét, jogos gazdasági érdekét sértő vagy veszélyeztető módon. A fentiek kivédése érdekében a munkáltató korlátozhatja a munkavállaló magatartását.” Ez természetesen a közösségi médiára is vonatkozik.

Itt van például az MTI-s újságírók esete: a vezérigazgató idén áprilisban körlevélben tiltotta meg, hogy a közösségi médiában politizáljanak. Ez egyfelől nyilván korlátozza a véleménynyilvánítás szabadságát – másfelől viszont elejét veszi a munkáltató és a mögötte álló magyar állam esetleges érdeksérelmének.

Rengeteg munkaadó felismerte már, hogy a kollégák előszeretettel facebookoznak, iwiweznek, youtube-oznak, stb. munkaidőben – erre született az a logikus megoldás, hogy a közösségi oldalak egész egyszerűen le vannak tiltva. Ez a munkaadó szempontjából tökéletesen érthető – persze előfordulnak olyan anomáliák, hogy még a social mediával hivatásszerűen foglalkozó kollégák sem férnek hozzá „legálisan” ezekhez a weboldalakhoz.

Itt jön be a legendás magyar találékonyság: a kollégák a vezetékes hálózat helyett a wifit használják (amelyről a rendszergazda elfelejtette letiltani a különböző közösségi oldalakat). A másik, amit két munkahelyen is láttam: az amúgy elég terebélyes íróasztalon békésen megfért egymás mellett a céges laptop és a saját tulajdonú netbook – előbbin ment a munka, utóbbin meg messziről kéklett a képernyő.

Nálatok is le van tiltva a Facebook (és minden más közösségi oldal) a munkahelyen?